Грамотное ведение складского учёта в компании. Часть 1



Цель — осуществление мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства Компании, сокращению фактов пересортицы товара, снижению уровня недостач и предотвращению фактов хищения ТМЦ на складе Регионального Представительства, а так же организации достоверного и своевременного отражения процесса товародвижения в ИБ 1С.

Организационная структура и обязанности специалистов группы складского учета материалов ТМЦ в Организации

Складской учет остатков и контроль процесса товародвижения на складе осуществляют две независимые группы специалистов:

  • Группа кладовщиков

Группу кладовщиков склада возглавляет Начальник склада. Начальник склада относится к категории руководителей. Кладовщик склада относится к категории специалистов. Начальник склада несет ответственность за соблюдением норм и правил хранения товарно-материальных ценностей на складе, организует и обеспечивает точный и четкий учет поступающих на базу продукции в соответствии с инструкциями и положениями. Начальник склада является ответственным лицом по организации погрузочно-разгрузочных работ, а так же обеспечению условий по охране труда и техники безопасности во время их проведения. Кладовщик склада относится к категории специалистов. В обязанности Группы кладовщиков склада входит ведение количественного учета товара во время его приемки и отгрузки, как в учетных единицах измерения, так и по количеству мест, с последующим оформлением спецификаций. Кладовщик хранилища должен, так же осуществлять контроль над остатками товара на складе Регионального Представительства во время его хранения, обеспечивать сохранность качества и предотвращать условия порчи продукции.

  • Специалисты группы Управленческого Учета (складской учёт)

Оператор выписки является специалистом по обработке и формированию первичных бумаг, отражающих процесс товародвижения на складе Компании в ИБ 1С (Приходные накладные, Расходные накладные, Акты количественного и качественного несоответствия на поступивший товар). В обязанности Оператора выписки входит оперативный учет товародвижения, путем сплошного, непрерывного отражения поступления и отгрузки товара на складе Организации. Оператор выписки должен обеспечивать своевременную передачу документов (накладная, счет — фактура, накладная поставщика) в бухгалтерию. Оператор по учёту и выписке, совместно с Главой складского учёта, обязаны ежедневно проводить анализ соответствия фактических товарных остатков на складе и товарных остатков, отраженных по учету в ИБ 1С, выявлять факты расхождений и своевременно их устранять.

Порядок приемки и организация складского учета

При поступлении автотранспортного средства на территорию склада Глава склада обязан организовать учёт и разгрузочные работы, обеспечить своевременную и оперативную приемку складской продукции, с соблюдением утвержденных нормСхема складского учёта приемки ТМЦ. При получении сопроводительных важных бумаг на поступивший товар, НС должен произвести на них отметку и учёт, с указанием времени передачи отгрузочных документов поставщика на склад. НС должен заблаговременно обеспечить наличие свободного места на территории склада для выгрузки товара, а так же подготавливает место в складской зоне для перевозки выгруженного товара на места хранения. В обязанности также входит своевременное решение вопроса о необходимом количестве грузчиков и техники для организации погрузочно-разгрузочных работ. Глава склада компании обязан произвести внешний осмотр транспортного средства, проверить наличие пломб и соответствие их оттисков с сопроводительными необходимыми бумагами поставщика. В случае несоответствия или внешнего повреждения транспортного средства с возможностью доступа к товару или возможной порчи товара, Глава складского учёта должен составить соответствующий Акт с участием перевозчика. В процессе приемки товара обязан производить выборочную проверку маркировки, контролировать укладку товара на поддоны и его рассортировку в процессе выгрузки. Принимая товар, кладовщики должны маркировать, сформированные поддоны с изделиями (материалами).

После окончания выгрузки продукции (материалов) из транспортного средства, НС проверяет количество мест и метраж фактически поступившей продукции, в соответствии с отгрузочными необходимыми бумагами доставщика. Сверка осуществляется путем сравнения количественной информации по продукту(материалам) в оформленных спецификациях и данных по отгрузочным бумагам доставщика. В случае отсутствия количественных расхождений с сопроводительными документами от поставщика Глава склада подписывает бумаги перевозчика. После чего НС должен сделать ксерокопии сопроводительных бумаг поставщика в двух экземплярах. Оригинал сопроводительных документов поставщика и спецификации, передает Оператору выписки для формирования в ИБ 1С Приходной накладной. Оригинал сопроводительных документов с отметкой о получении товара Начальник склада возвращает перевозчику, второй экземпляр ксерокопии сопроводительных документов с прилагаемыми к ним спецификациями регистрирует в журнале регистраций Приходных документов и подшивает в папку « Приходные документы склада ». После приемки товара, Начальник склада организует кладовщиков для размещения полученного товара в зонах его хранения в соответствии с типом тканей и рисунками.

Порядок оформления спецификаций на поступившая продукция(материалы) на базу

Приемка осуществляется последовательно по товарным позициям, согласно отгрузочным документам поставщика. При приемке товара кладовщики склада составляют спецификации в соответствии с утвержденной формой. В заголовке каждой графы бланка спецификации указывается наименование товарной позиции. Необходимо точно и разборчиво указывать следующие основные параметры товарной позиции:

  1. № артикула товарной позиции;
  2. № рисунка товарной позиции;
  3. вид.

В процессе приемки товаров в колонках бланка спецификации, сверху вниз записывается метраж рулонов или кип или количество штучных изделий в упаковке. После окончательного отражения количества товарной позиции, в самой нижней графе спецификации, кладовщик суммирует предыдущие количественные показатели. Количественный приход каждой товарной позиции указывается в отдельной колонке бланка спецификации. Если на одном листе спецификации записана только одна товарная позиция, то в графе итого указывается количественная сумма всех колонок. Если на одном листе спецификации записано несколько товарных позиций, то в графе итого указываются количественные суммы по каждой товарной позиции. После заполнения всех спецификаций о приемке продукции Главный по складу в Компании рукописно оформляет Приходную накладную. Количественные данные по товарным позициям в Приходной накладной должны соответствовать количеству товара, отраженному в спецификациях. Далее НС производится сверка количественных данных отгрузочных документов поставщика с оформленной Приходной накладной поочередно по каждой товарной позиции с целью своевременного выявления фактов недопоставки изделий на склад.

Порядок формирования Приходной накладной в ИБ 1С

После получения рукописной Приходной накладной и спецификаций от Начальника склада, а так же экземпляра отгрузочных документов поставщика Оператор выписки формирует в ИБ 1С Приходную накладную на основании Документа « Отправка товара » автоматически. В этих целях, Оператор выписки открывает в ИБ 1С Журнал «Отправка товара», заходит в нужный документ « Отправка товара» и путем команды « ввести на основании» создает Приходную накладную. Приходная накладная, принимаемая к учету должна содержать следующие реквизиты:

  1. № документа;
  2. Дату документа;
  3. Тип учета – управленческий учет;
  4. Поставщик;
  5. Хранилище материалов(продукции) – Компания;
  6. Признак – Приход на комиссию;
  7. Документ основание – Отправка товара (проставляется автоматически).

Заполнение полей в Приходной накладной по данным номенклатуры, бар — кодов товарных позиций, ценам и количеству происходит автоматически. В случае обнаруженных фактов количественного несоответствия в процессе приемки изделий, Оператор выписки вручную вносит корректирующие изменения в сформированную Приходную накладную, в соответствии с фактическим количеством и номенклатурой поступившего продукции (материалов). После полного проведения всех товарных позиций по Приходной накладной в ИБ 1С, Оператор выписки ставит свою роспись на рукописной Приходной накладной и спецификациях и возвращает их Начальнику базы, оставляя у себя в папке Приходных данных экземпляр оригинала отгрузочных документов поставщика.

Ведение складского учета и несоответствия при приемке продукции

  • Несоответствие качества поступивших материалов(продукции)

Глава при складском учёте должен производить внешний осмотр выгружаемых изделий (материалов) на наличие брака, повреждения упаковки, загрязнений, влажности и соответствия маркировки. В случае обнаружения товара с несоответствующей маркировкой или имеющего выше перечисленные признаки, НС Компании составляет акт, в котором отражаются обнаруженные недостатки, указывается точное количество продукции (материалов) с обязательной подписью перевозчика. Факт выявленного несоответствия качества поступившего товара Начальник хранилища обязан довести до сведения Начальника отдела логистики и Генерального директора компании. Необходимо выявить и указать причины несоответствия товарного вида – порча в процессе доставки из-за неграмотно произведенной загрузки, или умышленно — отгрузка некачественного товара. (По согласованию с поставщиком возможно возвращение бракованного или несоответствующего товара на склад отправителя). Для подтверждения фактов поступления бракованного товара на базу и обоснованности предъявляемых претензий к поставщику, используются фотографии с изображением некачественного товара, и передачей изображения поставщику по сети internet (Формат отправляемого файла — jpg).

  • Количественное несоответствие поступивших материалов и пересортица

В случае количественного несоответствия фактически выгруженного товара с отгрузочными документами поставщика, Начальник склада Компании производит повторный пересчет товара, в присутствии перевозчика. Если Организация складского учетаколичественное несоответствие подтверждается, НС доводит до сведения Начальника отдела логистики и Генерального директора факт количественного несоответствия продукции (недостача, излишек, пересортица). Генеральный директор назначает комиссию в составе Бухгалтера Управленческого Учета, Начальника склада и менеджера отдела логистики для проведения повторной приемки полученного товара и правильности арифметического подсчета количественных величин в спецификациях. В случае повторного подтверждения недостачи, излишков или пересортица, превышающие минимально допустимые отклонения, Начальник склада доводит эту информацию до сведения оператора выписки для формирования акта несоответствия. Оператор выписки автоматически формирует в ИБ 1С Приходную накладную на основании документа «Отправка товара».

По товарным позициям, имеющим количественное расхождение с сопроводительными накладными доставщика, Оператор выписки производит корректировку количества в соответствии с фактическим количеством поступивших изделий. В результате внесенных изменений в Приходную накладную по количеству изделий, и после проведения Приходной накладной в ИБ 1С, автоматически формируются данные «Акт количественного несоответствия». Акт несоответствия подписывает комиссия в составе Генерального директора, Бухгалтера Управленческого Учета, Главы склада и менеджера отдела логистики. Бухгалтер Управленческого Складского Учета пересылает Акт несоответствия вместе со спецификациями по факсимильной связи или по электронной почте поставщики не позднее двух рабочих дней с момента получения продукции. Акты несоответствия хранятся в делах Компании не менее двух лет. Глава хранилища обязан сделать отметку по факту количественной недостачи в экземпляре сопроводительных бумаг доставщика.

Советуем так же посмотреть:
  • Программы складского учёта в компании. Часть 2
  • План мероприятий по охране труда
  • О порядке удовлетворения претензий клиентов