Об обязательном осуществлении двойного контроля при отпуске товара

Во многих компаниях почему то к логистике относятся чуть ли не в последнюю очередь и специалистов по логистике нагружают десятком обязанностей зачастую совсем не относящихся к логистике даже в целом. Попробуем вас убедить, что сама по себе логистика это очень сложная тема и по возможности её следует наоборот доверять не одному, а нескольким логистам.

Общие положения и цели

1. Настоящая инструкция обобщает лучший опыт и устанавливает порядок осуществления контроля при отборе товара с целью:
   • недопущения ошибок при отпуске товара клиентам Компании
   • для избегания повторного вскрытия сформированных грузовых мест для дополнительной проверки
   • профилактики возможных злоупотреблений материально-ответственных лиц
2. Действие настоящей инструкции распространяется на все Подразделения продаж, осуществляющие отгрузку товара клиентам со своих складов.

Порядок осуществления контроля

1. При обслуживании клиентов на складе Подразделения продаж в обязательном порядке производится двойной контроль при отборе товара на складе.
2. Двойной контроль означает участие в процессе отбора двух сотрудников склада:
   • Ответственного кладовщика, осуществляющего отбор товара с мест хранения и формирование грузовых мест;
   • Штатного контролера склада, либо, при отсутствии такового в штатном расписании, материально-ответственного лица, назначенного приказом генерального директора соответствующего подразделения продаж (начальник склада, заместитель / помощник начальника склада).
3. Чтобы не увеличивать время обслуживания, двойной контроль производится непосредственно в моменты отбора упаковок изделий с мест хранения и формирования грузовых мест.

Порядок формирования грузовых мест

1. Отбираемый товар не обязательно укрупнять в места для перевозки, если он передается с места хранения непосредственно покупателю, и тот в свою очередь не настаивает на дополнительной упаковке.
2. В других случаях, в том числе при доставке продукции клиенту силами Подразделения продаж или перевозчика (при использовании наемного транспорта доставки), укрупнение в грузовые места обязательно.
3. При формировании мест для перевозки:
   • Все отбираемые изделия к продаже упаковываются в сборные коробы, мешки, пакеты и т.п., на которые накладываются мягкие или специальные пломбы, исключающие доступ к продукции без их повреждения.
   • На мягких пломбах расписываются ответственный кладовщик и контролер. Номера специальных пломб вписываются в транспортные документы.

Порядок приема/сдачи перевозчиком/экспедитором

1. Передача перевозчику неопломбированных мест для перевозки не допускается. В порядке исключения, возможна передача неопломбированных грузовых мест штатному экспедитору или экспедитору по договору, с принятием товара к перевозке по накладным.
2. Водитель, принявший к перевозке продукцию в опломбированных грузовых местах сдает продукцию покупателю по счету грузовых мест и внешнему виду, а экспедитор сдает продукцию покупателю по накладным.

Вспомогательная информация

Так же требуется наладить качественный документооборот. Создать систему при которой все необходимые накладные, формы, доверенности, бланки были в надлежащем виде оформлены. Не плохо иметь в запасе так же образцы накладных. Если вы занимаетесь непосредственно перевозками и для вас отпуск — приём товара является основным видом деятельности в компании, то обязательно стоит заранее проработать все моменты касающиеся утраты, повреждений продукции при доставке конечному потребителю. Кто будет возмещать убытки вы или клиент, как эти моменты будут описаны в договоре. Будете ли вы накладывать штрафы на перевозчиков\экспедиторов. Это кажется не такой проблемой, до тех пор пока первые из них не появятся.

Покупатели бывают разные и порой попадаются на столько тяжёлые случаи, что прийти к общему какому то согласию не представится возможным. Для этого стоит подготовить и юридические документы, скажем так это спасёт вас от не малых убытков, в случае если пользователь ваших услуг окажется прав. Добавим ещё и то, что не стоит гарантировать в договорах или других документах 100% сохранность и т.д., если вы не сможете в подобном случае исполнить свою гарантию.