Программы складского учёта в компании. Часть 2




Отборка и учёт складского товара клиенту

Начальник склада получает заявку на отбор продукции на складе для клиента, после чего передает ее кладовщику на исполнение. Тот осуществляет отборку продукции строго с учётом указанных в заявке ассортимента и количества. В процессе отборки он составляет спецификации на отбираемый товар в двух экземплярах. В данной бумаге необходимо точно и разборчиво указывать следующие основные параметры: № артикула, № рисунка, вид. Ошибки и неточности, допущенные при оформлении, могут привести к фактам количественного несоответствия, а также пересортице товара. При отборке кладовщик должен строго соблюдать ассортимент по номенклатуре и по количеству изделий, указанного в заявке (количество не должно превышать заявленного, однако, разрешено округлять до метража одного рулона ткани или кипы).

Кладовщик обсчитывает спецификации на выбранные изделия, после чего проставляет в заявке количество фактически отпущенного товара и количество мест. В процессе отборки, он также проверяет соответствие остатков изделий с данными складского учета по обнулившимся позициям, и по позициям, по которым можно в текущем режиме просчитать товарные остатки. Всю информацию по обнаруженным фактам количественного несоответствия  он предоставляет Начальнику склада, тот в свою очередь заносит изменения в программу складского учёта(Excel и тд) и доводит до сведения Генерального директора предприятия о наличии факта несоответствия. Директор принимает решение о формировании Актов на обнуление или внесение изменений в ИБ 1С по соответствующим товарным позициям, а также устанавливает материально-ответственных лиц по фактам выявленной недостачи. Мы рассмотрели программу складского учета при отборке продукции для клиента.

Перемещение изделий в зал ожидания предприятия

Рассмотрим, как работает программа складского учета при перемещении продукции в зал. “Заявка на резервирование изделия” формируется менеджером в соответствии с утвержденной инструкцией по системе резервирования товара на предприятии, которая содержит следующие реквизиты:

  1. № документа (проставляется автоматически, документооборот);

  2. Дата (проставляется автоматически);
  3. Наименование клиента;

  4. Менеджер на предприятии;

  5. Ожидаемая дата отгрузки.

После распечатки заявки, менеджер передает ее Начальнику склада, который дает распоряжение кладовщику произвести отборку продукции для клиента. В процессе формирования отложки кладовщик вносит необходимые Система складского учётакорректировки по количеству изделий  в графу “Фактически отложено” в заявке. После этого, он сообщает Начальнику о том, что товар по заявке отобран и перемещен в зону ожидания. Заявка и один экземпляр спецификаций кладовщик возвращает НС. Начальник отдает Оператору выписки “Заявка на отложку”, с отраженными данными в графе “Фактически списано” и один экземпляр спецификаций для формирования в ИБ 1Сдокумента “Списание в отложку” или “Счет”. второй же экземпляр и заявку кладовщик должен закрепить скотчем к зарезервированную товару при перемещении его в зону ожидания. Оператор на основании полученных документов формирует в ИБ 1С “Списание в отложку”

“Списание в отложку” он вручную корректирует количество товара, в соответствии с данными отраженными по графе “»Фактически отложено”. В процессе формирования “Списание в отложку”, также обязан проверить правильность отражения основных реквизитов товарной позиции на спецификациях. В случае неверно указанных параметров, Оператор возвращает Начальнику отгружаемую продукцию. Он также в ИБ 1С вместо “Списание в отложку” формирует документ “Счет”. “Счет” формируется путем открытия “Заявка на резервирование” и исполнения команды “Ввести на основании”. В меню “Выбор” необходимо выбрать “Счет”.

Если по причине неисполнения сроков резервирования продукции или отказа клиента от зарезервированного для него изделия, менеджер формирует в первом случае “Снятие просроченного резерва”, во втором же “Снятие резерва”. После чего, менеджер доводит информацию о необходимости расформирования отложки до Начальника. НС дает указание кладовщику на возврат продукции из зоны ожидания обратно на склад. Кладовщик же принимает изделия, возвращая их в зону хранения, и аннулирует бланк ранее оформленной заявки и спецификацию. После чего делает сводный отчет товарных остатков с разбивкой на количество резервированного товара, продукции переведенной в ожидание, и изделий в свободном остатке. Для этого необходимо в ИБ 1С подготовить отчет “Развернутые остатки товаров”. Он передает отчет Начальнику склада ежедневно в конце рабочего дня.

Программа отгрузки товара на склад

НС должен проинформировать кладовщика о приходе транспортного средства клиента. Тот, в свою очередь, доводит до сведения Оператора о необходимости оформления в ИБ 1С документов на отгрузку изделий клиенту. Оператор же, на основании заявки на отложку, делает Расходную Накладную и Счет-фактуру.

В случае отпуска товара клиенту без предварительного резервирования НС дает указание кладовщику о необходимости составления спецификаций на отборку продукции. Тот в присутствии клиента осуществляет отборку изделий, сканирует по товарным позициям. По окончанию отборки, Оператор формирует Расходную Накладную или ФП на отгрузку изделий. Первый тип документа формируется в ИБ 1С автоматически, путем исполнения команды – “Ввести на основании” (кнопка на верхней панели меню). В меню “Выбор вида” нужно выбрать – Расходную Накладную. Оператор в зависимости от формы оплаты формирует в ИБ 1С Расходную Накладную или ФП.

В случае если отгрузка продукции осуществляется с предоставлением полного пакета документов, Оператор выписки формирует Расходную Накладную с отражением всех основных параметров.

  1. № документов (заполняется автоматически);

  2. Дата (заполняется автоматически);

  3. № счет-фактура (заполняется автоматически);

  4. Наименование клиента;

  5. Склад;

  6. Признак –реализация по комиссии;

  7. Основание (заполняется автоматически);

  8. Тип оплаты (нал/безнал);

  9. % скидки (при условии);

  10. Ожидаемая дата оплаты.

Эти документы печатаются в 3-х экземплярах. В случае предоставления полного пакета документов, к Расходным Накладным он автоматически формирует и печатает 2 экземпляра счетов-фактур. В случае формирования в ИБ 1С Оператором Расходной Накладной ФП, на печать выводится 3 экземпляра. На момент оформления Оператором выписки пакета документов на отгрузку, который клиент должен предоставить в бухгалтерию.

После оформления Расходной Накладной и Счета фактуры оператор отдает их Начальнику склада. НС передает кладовщику Расходную Накладную на отгрузку изделий вместе со спецификациями. Кладовщик контролирует загрузку продукции в автомобиль клиента, сверяя, отгружаемую продукцию с указанными в данных. Клиент принимает товар по Расходной Накладной. В процессе отгрузки, кладовщик также обязан обращать внимание на соответствие количества изделий и номенклатурных позиций в в Расходных Накладных с данными спецификаций, с целью своевременного обнаружения фактов пересортицы товара и предотвращения недостачи на складе. В случае обнаружения ошибки со стороны Оператора в Расходной Накладной по номенклатуре продукции, кладовщик обязан приостановить отгрузку и довести этот факт до сведения Начальника.

НС долен вернуть Оператору выписки Расходные Накладные для внесения необходимых исправлений. После того, как изделия полностью загружены, он заверяет все экземпляры подписью Начальника склада в графе, в графе “Отпустил”, и в графе “Получил” подписью клиента. После чего, один экземпляр Расходной Накладной и Счета-фактуры кладовщик возвращает клиенту. Два других экземпляра кладовщик возвращает Начальнику. НС регистрирует Расходную Накладную в журнале регистраций “Расходных документов” и подшивает ее вместе со спецификациями на эту отгрузку в папку с “Расходными документами”. Третий экземпляр Начальник передает в бухгалтерию Бухгалтеру Управленческого Учета, где он подшивается в папку “Расходные документы на отгружаемую продукцию”. В случае отгрузки продукции по Расходной Накладной ФП, один экземпляр Начальник отдает в бухгалтерию Бухгалтеру Управленческого Учета, где он подшивается в папку “Расходные документы на отгружаемый товар” Второй экземпляр отдается клиенту, а третий НС регистрирует в журнале регистраций Расходных Накладных и подшивает в папку “Расходные документы склада” вместе соответствующими спецификациями. Здесь наглядно показано, как функционирует программа складского учета.

Порядок проведения сверки товарных остатков

Ежедневно, в конце рабочего дня Начальник склада и Оператор выписки должны осуществлять сверку движения товара на складе с целью своевременного выявления и исправления допущенных ошибок, как со стороны группы кладовщиков, так и со стороны Оператора выписки в процессе приемки или отгрузки товара. Сверку между отражением процесса товародвижения в ИБ 1С на текущую дату и данными, зафиксированными в спецификациями на приход и отгрузку продукции необходимо проводить в конце рабочего дня, после проведения всех документов в ИБ 1С. С этой целью, Оператор формирует в ИБ 1С Отчет “Движение товаров” на текущую дату. При формировании данного отчета нужно выбрать необходимую ссылку “По документам”. Отчет “Движение товара” дает информацию по количеству и суммам продукции, отраженного, как в Приходных Накладных, так и в Расходных Накладных в течение дня. Также по Отчету “Движение продукции” можно получить информацию по остаткам изделий, как по количеству, так и по стоимости выражении. НС проверяет правильность проведения данных в ИБ 1С, сверяя их с данными, отраженными в спецификациях.

Программа складского учета

НС должен поочередно проверить всю информацию по Приходным Накладным, а затем всю информацию по Приходным Накладным. Для сверки информации по приходу продукции на склад, НС поднимает все спецификации на поступивший товар за текущий день, из папки “Прикладные документы”, и построчно сравнивает итоговое количество продукции со спецификациями, с количеством, отраженного в Приходных Накладных по Отчету “Движение продукции” в учетных единицах. Напротив каждой проверенной со спецификацией позиции Отчета ставится крыж (V). Аналогично проводится сверка отгружаемой продукции за текущий день. Сверка между количеством изделий, указанных в спецификациях и количеством продукции, отраженных в Отчете “Движение товара”, дает возможность обнаружить ошибки.

Во время сверки количественных величин НС должен также проверять и совпадение номенклатурных позиций в этих документах, во избежание фактов пересортицы продукции. В случае обнаружения фактов расхождения информации по номенклатурным параметрам, между первичными документами учета и данными  спецификаций, НС доводит до сведения Оператора причину возникновения ошибки. Если ошибка допущена оператором, то корректировка производится им же в тот же день. В случае если исправлению подлежит количество продукции, отгружаемой клиенту, Оператор обязан после внесения корректировки довести этот факт до сведения менеджера. К вновь сформированной Расходной Накладной должны быть приложены ксерокопии спецификаций, подтверждающие факт количественной ошибки по отгрузке. Этот пакет документов должен быть на следующий день передан клиенту в руки, для внесения им исправлений во взаиморасчеты со складом Регионального Правительства.

 

Программы складского учёта

При складской деятельности, работе с документами и тд. Как правило используют различные программы на предприятии. Наиболее популярные методы решения при создании умного документооборота:

  1. Складской учёт в excel – программный кмоплекс от Microsoft;
  2. Так же учёт ведётся на предприятии с помощью 1С Склад;
  3. На очень крупных предприятиях не редки случаи создания собственных программ и систем складского учёта.  

Названы наиболее популярные решения для российского бизнеса которые используют организации, хотя решений очень много.

Советуем так же посмотреть:
  • Грамотное ведение складского учёта в компании. Часть 1
  • Проведение инвентаризации на складах готовой продукции
  • О порядке удовлетворения претензий клиентов