О корпоративной этике в электронной почте




Умение общаться с людьми — это товар, и я заплачу за него больше, чем за что-либо другое на свете.

Джон Рокфеллер

У каждой Компании есть своя деловая репутация и узнаваемость. Мы двигаемся вперед, совершенствуя техники и методы ведения бизнеса. Мы постоянно развиваемся, стремимся к более высоким результатам и стандартам. В потоке дел, направленном на достижение целей, мы иногда не придаем значения деловому этикету как внутри Компании, так и за ее пределами. Я хотел бы заострить внимание на актуальном аспекте — это электронная почта.

korp_etikaEmail или электронная почта как никогда в наше время популярна и активно используется любой современной компанией. Каждое отправленное письмо это как визитная карточка. Не достаточно просто отправить сообщение, надо его оформить соответствующим образом так чтобы оно способствовало комфортному и удобному общению. Поэтому давайте вместе вспомним основные правила хорошего тона и следования им в ежедневной переписке. Ведь при всех своих плюсах неправильное использование email-почты может также создать и проблемы. Помним, что следует относиться с уважением ко всем собеседникам, с которыми нам мы общаемся через электронную почту. При оформлении каждое письмо имеет поля «to» (кому) и «subject» (тема сообщения). Указывая тему и отправителя вы лишаете своего собеседника дополнительных проблем в опознании вашего письма среди многих других сообщений у него на “ящике”. Заполнив поля “кому” и “тема” вы практически полностью можете быть уверены, что если человек ждёт вашего письма, то он его вовремя обнаружит и ответит.

Мы получаем в день десятки сообщений, при этом большая часть из этих сообщений является спамом. По этому так важно грамотно и максимально информативно заполнять все поля перед отправкой письма.  Давайте уважать своих собеседников и, в частности, их время. Согласитесь, что уходит достаточно много времени на поиски интересующего нас письма, если от одного и того же адресата оно всегда приходит с темой: «Запрос!!!», «Для главных бухгалтеров» и так далее.

Если отвечаем на чье-то письмо, то стоит придумать тему немного оригинальнее и информативнее, чем «Re». Настройте почту в едином формате и для входящей, и для исходящей корреспонденции, это упростит восприятие в разы. Так же не забывайте при ответе на письмо отправителя отвечать правильно, а именно текст своего сообщения помещать выше сообщения, что прислал вам собеседник по почте. Так человек получит сразу же ту информацию, за которой к вам и обращался. Если же переписка длится достаточно длительное время, то проблемы может вызвать и удалённая старая переписка. По этому предыдущие сообщения проще цитировать и помещать ниже нового текста.

Установка задач

Ставим задачу и строим вопросы четко и понятно. Чем четче и яснее поставлена задача, тем точнее и оперативнее мы получим ответ.

Корпоративная этика - это лояльность конкурентов к вашей компании! Не стоит злоупотреблять в переписке англицизмами и сокращениями. Представьте себе ситуацию когда из-за обилия не понятных аббревиатур ещё и на английском человек тратит огромное количество времени, на то чтобы понять что они означают и не  заложены ли в них какие-то ключевые мысли сообщения.  Если и используете сокращения, то вы должны быть уверены, что ваш собеседник это поймёт и ему не придётся провести пол дня в справочниках чтобы разгадать ваш ребус.

Важное значение имеет и подпись под сообщением которое будет содержать в себе важные контактные данные, а так же ФИО человека с которым в данный момент человек общается. Например, человеку срочно нужно связаться с вами и обсудить подписание договора, т.к. его всё полностью устраивает. Тут то как раз и нужны будут контактный телефон, ФИО, должность возможно и адрес места нахождения например вашего офиса. Так же когда такие переписки являются массовым явлением, например общение с компанией которая оказывает вам какие либо услуги, у них как правило обрабатываются сотни и тысячи писем в день. Не один человек физически не в состоянии запомнить каждого из тех с кем общался по разным вопросам. Вот тут-то и поможет та сама подписка, которая тут же освежит память человеку, с кем он общается и по какому вопросу.

Резюмируя всё вышесказанное, могу сказать что подобные простые правила на порядок упростят и вам и вашему собеседнику, а за одно и пользы дадут от такой переписке на порядок больше.

Спосибо за внимание!

Советуем так же посмотреть:
  • Увеличение объёма продаж или как это делают профессионалы?