Программа поэтапного введения нового сотрудника в коллектив и в работу



Задумка такая: написать руководство, регламент по работе связанной с адаптацией персонала в компании. Вам остается проанализировать статью, адаптировать к своей компании или использовать то, что вы считаете нужным.

Область применения

Настоящее Положение определяет:

  • место процесса приспособления персонала в системе бизнес-процессов Компании;
  • общие подходы к организации процесса приспособления персонала;
  • единую для всех структурных подразделений Компании процедуру адаптации работника компании к новой профессиональной и социальной среде при приеме на работу или переводе на новую должность;
  • состав программ и инструментов, нацеленных на эффективную организацию, проведение и контроль прохождения сотрудником процедуры привыкания к рабочему месту.

Общие положения

Профессиональный персонал, залог успеха компании!Система адаптации персонала включает в себя комплекс мероприятий, обеспечивающих организационную, социально-психологическую и профессиональную адаптацию сотрудника в новых условиях, и предоставляет организационную схему для эффективного осуществления этих мероприятий. Адаптация персонала — обязательная процедура, выполняемая при вхождении сотрудника в организацию или в должность, нацеленная на его скорейшее и эффективное приспособление к новым условиям производственной деятельности.

Задачами обучения персонала являются:

  • повышение эффективности работника, ускорение процесса выхода работника на требуемый уровень производительности;
  • уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу;
  • формирование позитивного образа Компании, уменьшение стресса первых дней работы;
  • снижение «текучести» персонала.

Ключевые элементы системы привыкания персонала

Вебинар «Добро пожаловать!»

Регулярная онлайн-презентация, обеспечивающая первоначальное ознакомление сотрудника с общими сведениями о Компании, с ее историей, продуктами, услугами, структурой и культурой.

Матрица вводного обучения

Разработанный на основе обобщения лучшего опыта набор обучающих программ и материалов для определенной группы должностей.

Программа привыкания к рабочему месту 

Структурированный план мероприятий, помогающий работнику адаптироваться в коллективе, и определяющий, чему и в какой последовательности будет обучаться сотрудник, какие обязанности начинает выполнять в первую очередь.

Система наставничества

Комплекс процедур отбора из числа опытных работников и назначения наставника для оказания всесторонней помощи новичку, приступившему к профессиональному становлению в новой должности, в новой компании, в период прохождения им обучения.

Цели системы наставничества:

  • обеспечить скорейшее приспособление новичка на новом рабочем месте и достижение им оптимальных рабочих показателей для занимаемой должности;
  • оптимизировать расходы Компании на подбор и обучение персонала;
  • снизить текучести кадров за счет уменьшения количества сотрудников, покинувших компанию во время и сразу после испытательного срока;
  • оптимизировать временные затраты руководителей подразделений на обучение и оценку новых сотрудников.

HR-сопровождение

Система взаимодействия HR-партнера и сотрудника, направленная на оказание социально-психологической поддержки сотруднику, организационное сопровождение программы адаптации.

Контроль эффективности процесса адаптации

  • Выполняемые с установленной периодичностью или в установленные сроки;
  • Процедуры контроля над прохождением стажировки;
  • Измерения и оценки результатов, показанных новичком;
  • Получения от работника обратной связи.

Текущий контроль — периодическая проверка выполнения мероприятий, предусмотренных Программой адаптации. Выполняется HR-партнером не менее 2-х раз в первый месяц и 1-го раза в последующие месяцы периода адаптации.

Оценка результатов — условия и процедуры, обеспечивающие четкие и понятные сотруднику критерии и порядок оценки прохождения адаптационных мероприятий сотрудником.

Обратная связь — Инструменты и процедуры, обеспечивающие документирование удовлетворенности сотрудника качеством адаптации, выявление и анализ причин возникновения проблем в процессах адаптации персонала.

Организационная схема процесса привыкания

Руководитель Департамента управления персоналом

Осуществляет общее управление концепцией, содержанием процессов адаптации персонала, разработкой и внедрением типовых программ адаптации и инструментов контроля и оценки результативности прохождения процедур адаптации. Назначает HR-партнера для курирования процессов адаптации персонала. Отвечает за выполнение системой адаптации персонала поставленных задач.

Руководитель Отдела обучения и развития персонала

Осуществляет управление процессами разработки обучающих материалов и организации обучающих мероприятий корпоративного уровня в рамках программ адаптации. Отвечает за методическое обеспечение программы адаптации.

Непосредственный руководитель сотрудника

Осуществляет руководство разработкой индивидуальной программы адаптации сотрудника и прохождением адаптации. Разрабатывает задачи на испытательный срок. Оценивает результаты прохождения сотрудником программы адаптации. Отвечает за принятие решения о прохождении сотрудником испытательного срока и его готовности к самостоятельному исполнению должностных обязанностей. В случае необходимости, принимает решение о досрочном прохождении сотрудником испытательного срока.

Наставник

Назначается непосредственным руководителем адаптируемого сотрудника из числа сотрудников подразделения, утвержденных для выполнения функций наставника в соответствии с регламентом «Наставничество».

Основными задачами наставника в период адаптации являются:

  • разработка раздела «Практические задания и тесты» на закрепление знаний и навыков, полученных сотрудником в ходе программы адаптации;
  • обучение адаптируемого сотрудника регулярным процессам, предусмотренным для занимаемой должности;
  • развитие способности адаптируемого сотрудника самостоятельно и качественно выполнять возложенные на него задачи по занимаемой должности;
  • передача адаптируемому сотруднику знаний о традициях и правилах поведения, принятых в Компании;
  • развитие у новых сотрудников позитивного отношения к работе;
  • контроль выполнения сотрудником программы адаптации, профессиональных задач, прохождения стажировок, выполнения тестов, изучения регламентов и инструкций;
  • неформальное обсуждение с сотрудником его взаимоотношений с коллективом и других профессиональных и социальных аспектов деятельности;
  • участие в оценке результатов прохождения сотрудником программы адаптации.

Наставник отвечает за достижение адаптируемым сотрудником установленного минимального порога результативности прохождения программы адаптации. В случае, если для должности адаптируемого сотрудника предусмотрено функциональное подчинение другому руководителю, непосредственный руководитель сотрудника согласует с функциональным руководителем кандидатуру наставника для обучения по функциональным аспектам должности. Мероприятия в Программе адаптации должны планироваться с учетом специфики подчиненности сотрудника, с закреплением ответственности за наставничество. Порядок отбора и назначения наставников, права, обязанности и мотивация наставника определяются в соответствии с регламентом «Наставничество».

HR-партнер, закрепленный за структурным подразделением

Разрабатывает раздел «Обучение» программы адаптации. Оказывает помощь в подготовке обучающих материалов, организует участие сотрудника в общекорпоративных адаптационных мероприятиях. Осуществляет периодический контроль и участвует в оценке результатов прохождения сотрудником программы адаптации. Получает обратную связь и анализирует проблемы. Отвечает за оказание необходимой социально-психологической поддержки адаптируемому сотруднику.

Лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство в структурном подразделении

Оформляет необходимые при приеме на работу кадровые документы. Отвечает за доведение до нового сотрудника локальных нормативных актов, проведение инструктажа по технике безопасности.

Адаптируемый работник

Изучает обучающие материалы, участвует в обучающих мероприятиях, выполняет предусмотренные программой адаптации задачи и тесты. Прилагает усилия для полного, качественного освоения знаний и регулярных процессов, необходимых для надлежащего исполнения должностных обязанностей. Активно взаимодействует со своим наставником и HR-партнером своего подразделения. Стремится наладить позитивные профессиональные и персональные отношения с коллегами.

Организация процесса адаптации

Настоящий раздел описывает подходы к организации, типовые состав и содержание процесса адаптации. Периодичность или сроки выполнения отдельных мероприятий, ответственность участников, другие подробности определены в Приложении 1 «Процедура адаптации персонала»

Структурно, программа адаптации включает три обязательных блока:

  • Обучающие мероприятия и материалы, предусмотренные для данной должности;
  • Задания и тесты на закрепление знаний и навыков, полученных сотрудником в ходе обучения;
  • Практические задачи на период адаптации.

Первичная и вторичная адаптация. Предусмотрено два вида процедуры адаптации персонала:

  • Первичная адаптация выполняется при приеме на работу нового сотрудника.
  • Вторичная адаптация выполняется при переводе сотрудника на новую должность, со сменой профессии или без таковой.
  • Вид адаптации учитывается при разработке программы адаптации сотрудника.

Продолжительность программы адаптации и испытательного срока

Программа адаптации разрабатывается на весь период испытательного срока, предусмотренного для должности адаптируемого сотрудника. Продолжительность испытательного срока оговаривается соглашением сторон при заключении трудового договора с сотрудником или при переводе сотрудника на новую должность. Срок испытания не может превышать:

  • шести месяцев — для должностей руководителей и главных бухгалтеров организаций (филиалов и иных обособленных структурных подразделений) и их заместителей;
  • трех месяцев — для прочих должностей.

В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда человек фактически отсутствовал на работе по уважительным причинам. Без постоянного контроля исполнения заданий, эффективность будет низкой!Испытательный срок может быть сокращен, по представлению непосредственного руководителя, до продолжительности не менее одного месяца при условии полного прохождения обучения и достижения им установленного минимального порога результативности. Не достижение работником минимального порога результативности, установленного для программы адаптации или ее этапа может являться основанием для увольнения сотрудника до истечения срока испытания. В этом случае администрация компании должна известить работника об увольнении в письменной форме не позднее, чем за три дня до даты увольнения, с указанием результатов прохождения программы адаптации и/или иных причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, результаты оценки прохождения сотрудником программы адаптации являются основанием для принятия решения:

  • о прохождении новичком испытательного срока («прошел испытание»)
  • о досрочном прохождении новичком испытательного срока («прошел испытание досрочно»)
  • о неудовлетворительном прохождении новичком испытательного срока («не прошел испытание»)
  • Решение принимает непосредственный руководитель 
  • обязательного согласования с наставником и HR-партнером.

Содержание этапов при работе с новичком

Подготовка:

  • подготовка рабочего места для вновь прибившего в компанию;
  • создание необходимых учетных записей;
  • настройка прав доступа, предусмотренных для должности;
  • оборудование рабочего места.

Назначение наставника:

  • назначение наставника по функциональным аспектам должности (в случае двойного подчинения);
  • разработка «Программы адаптации нового сотрудника» по форме (Приложения 2);
  • подготовка пакета обучающих и раздаточных материалов;
  • подготовка практических заданий и тестов;
  • разработка задач на испытательный срок.

Введение в организацию:

  • оформление приема на работу / перевода на новую должность;
  • ознакомление с локальными нормативными актами, инструктажи;
  • первичная беседа о компании, ознакомление с основами корпоративной культуры (только для тех кто присоединился к составу компании);
  • представление коллективу вновь принятого специалиста;
  • Участие в вебинаре «Добро пожаловать» (только для тех кто присоединился к составу компании).

Введение в должность:

  • Организационное обучение.

Установочные мероприятия:

  • Знакомство с системой целевого управления; условия и сроки выплаты заработной платы, премиальных и компенсационных выплат;
  • Перспективы новичка в данной должности (материальные, карьерные, профессиональные);
  • Знакомство работника с наставником;
  • Ознакомление с планом работы на период привыкания;
  • Подписание Программы обучения.

Наставничество:

  • Режим работы, условия труда на рабочем месте;
  • Порядок работы и правил обращения с оргтехникой;
  • Перечень функциональных обязанностей, регулярных процессов для должности
  • Документация, регламентирующая деятельность работника;
  • Место и роль подразделения в Компании;
  • Рассказ о коллективе, его традициях и ценностях;
  • Способы коммуникаций внутри коллектива;

Рассказ о подразделениях, связанных с деятельностью на данной должности (их роль в решении общих задач, местоположение, характер коллектива и т.п.):

  • Стандарты взаимодействия между подразделениями;
  • Правила поведения и требования к внешнему виду;
  • Создание / изменение личной страницы.

Профессиональное обучение:  

  • обучение регулярным процессам;
  • обучение ассортименту;
  • обзор регламентирующей документации;
  • обучение программному обеспечению.

Текущий контроль

Текущий контроль выполнения адаптируемым сотрудником профессиональных задач, прохождения стажировок, выполнения тестов. Периодический контроль прохождения сотрудником программы адаптации.

Оценка результатов, промежуточная оценка по результатам каждого месяца:

  • прохождение тестов;
  • выполнение практического задания.

Первичная оценка по результатам первого месяца прохождения программы Адаптации:

  • принятие решения об окончании или продолжении испытательного срока;
  • оценка по итогам обучающих мероприятий;
  • заключение о результатах прохождения испытательного срока.

Размещение оригиналов программ введения в должность с оценкой новых работников, заключения о прохождении испытательного срока и рекомендаций в личном деле.

Обратная связь

Заполнение адаптируемым анкеты обратной связи прохождения адаптационного периода (Приложение 3), передача заполненной анкеты HR- партнеру.

Заполнение прошедшим процедуру адаптации, анкеты новичка (Приложение 4), передача заполненной анкеты HR-партнеру.

Анкета новичка заполняется два раза:

  • через один месяц после приема новичка на работу;
  • за неделю до окончания 3-месячного срока работы в Компании.

В случае увольнения сотрудника до окончания указанных сроков, анкета заполняется в момент увольнения.

В случае увольнения сотрудника во время испытательного срока:

  • прохождение собеседования в Департаменте управления персоналом;
  • заполнение увольняющимся работником Анкеты (Приложение 5);
  • Анализ полученной информации с целью выяснения истинных причин увольнения.

Приложение:

  1. Процедура привыкания к рабочему месту 
  2. Программа приспособления нового работника. Типовая форма
  3. Анкета обратной связи по прохождению адаптационного периода
  4. Анкета новичка
  5. Анкета увольняющегося работника

Файлы для скачивания:

Приложение 1 Приложение 2 Приложение 3 Приложение 4 Приложение 5 Приложение 6

Советуем так же посмотреть:
  • Программы корпоративного обучения
  • О системе корпоративного обучения и развития персонала, общие положения
  • Методы обучения сотрудников путём наставничества